L'organisation d'événements est un travail complexe, qui doit tenir compte de nombreux facteurs en même temps. La qualité d'un événement dépend de l'harmonie parfaite de différents aspects : le lieu, l'animation, l'organisation des différentes activités, la restauration et la communication ne sont que quelques-uns des aspects les plus évidents.
Dans cet article, nous nous concentrerons uniquement sur le premier aspect, à savoir le lieu, et en particulier sur la manière de transformer l'espace pour créer des effets spéciaux. Nous parlons, bien sûr, de la mise en place. La conception d'aménagements pour des événements est une activité en soi qui requiert de la créativité, une expertise technique et surtout une bonne communication avec le client. Parfois, il sera nécessaire de louer des équipements et des éléments décoratifs, ce qui changera complètement la personnalité et l'aspect du lieu, alors que dans d'autres cas, il suffira de se fier au style de l'espace choisi. Dans tous les cas, en matière de mise en scène, les conseils d'un professionnel sont essentiels, qui saura créer l'atmosphère adéquate pour chaque événement.
Quels sont les préparatifs ?
Ceux qui ne s'occupent pas d'événements ont souvent une idée pas tout à fait correcte de ce que l'on entend par mise en scène. Une erreur fréquente est de confondre la mise en scène avec de simples "décorations" et donc de penser que les événements d'entreprise ont moins besoin de ce type de service que les événements privés. La réalité est tout autre. Les aménagements comprennent tout ce qui rend l'espace utilisable, le transformant d'un conteneur vide en un lieu réel. Du nombre et de la disposition des chaises à la présence ou non d'une scène et d'un micro, de l'emplacement de la table de restauration à la mise en place d'une signalétique spéciale pour guider les participants, en passant par les éléments plus créatifs ou plus strictement "décoratifs", les aménagements sont partout autour de nous lorsque nous participons à un événement, même si nous n'en sommes pas toujours conscients.
Des styles différents pour le même événement
Les présentations de nouvelles collections de produits, surtout lorsqu'il s'agit de marques aux identités multiples, sont un parfait exemple de l'importance des présentoirs. Prenons l'exemple d'une entreprise qui produit des montres. Lorsqu'une entreprise de ce type présente de nouvelles collections de produits, elle se retrouve inévitablement à devoir mettre en avant, dans un même espace, des marques aux identités très différentes. C'est là que les préparatifs entrent en jeu.
Concrètement, pour répondre aux besoins de ce briefing, l'agence d'organisation d'événements a choisi un lieu au style neutre, qui ne ferait pas ressortir des éléments de personnalité trop marqués. Elle ainsi évité de créer des contrastes entre l'espace et les différentes marques. Même dans l'aménagement, elle a choisi un style minimaliste, avec des vitrines simples, en travaillant principalement sur l'espace. Pour que le produit soit bien mis en valeur, elle a donc présenté les différentes collections dans des cadres linéaires et très simples, en veillant à laisser l'espace nécessaire autour de chacune d'elles, afin de permettre aux produits de parler d'eux-mêmes.
Créativité et atmosphères féeriques
Nous concluons cet article par un exemple diamétralement opposé : du minimalisme neutre, nous passons à un exemple de décors qui dessinent une atmosphère très précise, de manière marquée et surtout créative. Prenons l'exemple de la présentation du film de Disney "Casse-Noisette et les 4 Royaumes". Ce type d'événement est le rêve de tout organisateur, car il permet de laisser libre cours à son imagination en racontant une histoire. Comme le film a un cadre très spécifique, nous avons choisi l'une des nombreuses belles maisons historiques de Milan.
Un tel emplacement contribue grandement au succès des lieux, grâce à la splendeur intemporelle des chambres disponibles. Mais le vrai plaisir a commencé lorsque l'agence a choisi de recréer dans les différentes pièces les royaumes racontés dans le film : le Royaume des bonbons, le Royaume des flocons de neige, le Royaume des fleurs et le Quatrième Royaume. Pour une telle occasion, les décors peuvent se permettre une qualité presque théâtrale, devenant de véritables décors qui devront transporter le public dans un autre monde.