S'il semble trop tôt pour parler de Noël, vous n'avez probablement jamais eu à organiser une fête de Noël d'entreprise pour tout un bureau. Il fait encore trop chaud pour s'imprégner de l'atmosphère festive, mais si vous attendez d'avoir au moins commencé à sentir Halloween pour vous mettre au travail, vous découvrirez que la préparation prend beaucoup plus de temps et d'efforts que vous ne le pensiez et, surtout, que tous les meilleurs endroits sont déjà réservés. C'est le moment idéal pour commencer à planifier la tâche à venir. La gérer comme un projet à part entière, du début à la fin, est le meilleur moyen de passer le mois de décembre sans l'angoisse de la dernière minute. Voici quelques lignes directrices simples que vous pouvez suivre pour organiser votre fête de Noël d'entreprise à temps et efficacement.
Gestion de projet pour la fête de Noël de l'entreprise
Commencez par créer un plan d'ensemble qui vous permettra de garder un œil sur tous les aspects de l'organisation : lieu, date et heure exactes, liste des invités, demandes alimentaires spéciales, menu, divertissement, mise en place, transport et tout autre élément digne d'être mentionné. La première distinction importante à faire est celle entre les éléments de l'organisation qui peuvent être flexibles et ceux qui, une fois décidés, ne doivent absolument pas être modifiés. Parmi les premiers figurent, par exemple, le divertissement et l'équipement, parmi les seconds, le lieu et, si possible, la date. Changer l'animation musicale, par exemple, est relativement simple même à l'approche des fêtes, alors que trouver un nouveau lieu ou se voir attribuer une nouvelle date au même endroit devient progressivement plus difficile au fil des jours. Il est préférable de prendre quelques semaines de plus pour prendre la décision initiale, plutôt que de changer les choses plus tard.
Déjeuner, dîner ou soirée tardive ?
Pour tout autre événement, la soirée peut sembler être le choix le plus évident, mais lors de l'organisation d'une fête de Noël d'entreprise, les exigences changent et il se peut qu'une journée ou un après-midi soit la meilleure option. Un déjeuner peut être l'occasion idéale de célébrer l'arrivée des vacances avec les collègues sans trop perturber la routine. Si, en revanche, vous choisissez d'organiser un événement de style, au cours duquel vous célébrerez la fin de l'année, échangerez des cadeaux et impliquerez peut-être même leurs familles, alors un dîner, peut-être suivi d'une véritable fête, avec des animations musicales et des possibilités de danser ou de socialiser, est certainement préférable. Le choix, dans ce cas, dépend exclusivement du type d'atmosphère que vous souhaitez créer. Si l'événement a lieu en dehors des heures de travail, il devient indispensable de diffuser en temps utile une liste de dates possibles, afin de garantir une participation maximale.
Restauration et menu
Le menu est la partie la plus importante de cet événement et doit être choisi avec grand soin. Que l'événement ait lieu dans un restaurant ou que vous choisissiez de faire appel à un traiteur, il sera toujours nécessaire d'équilibrer le budget et la qualité. C'est aussi pourquoi il est important de comparer les offres et les devis bien à l'avance. Si vous avez choisi un thème pour la soirée, il est conseillé de choisir un menu adapté, qui vous le rappellera par ses textures, ses couleurs et ses ingrédients. Bien entendu, il est également essentiel de s'assurer que chacun trouve quelques options à son goût : veillez à ce qu'il y ait toujours au moins deux alternatives pour chaque plat et renseignez-vous bien à l'avance sur les éventuelles allergies ou restrictions alimentaires spécifiques des participants. C'est une étape qui fait souvent renâcler les organisateurs novices, mais avec un peu d'expérience, vous apprendrez qu'apporter quelques petits changements au menu est un petit effort, aux effets décisifs. Les personnes qui suivent un régime qui interdit, par nécessité ou par choix, certains aliments, souffrent beaucoup du sentiment d'exclusion qui découle du fait de ne pas pouvoir partager un repas avec d'autres personnes sans problème. En revanche, découvrir que vous vous sentez respecté et inclus est toujours une bonne surprise et l'effort de l'organisateur est remarqué et apprécié.
Travailler en équipe
Lorsqu'on organise un événement, l'équipe est cruciale et la fête de Noël d'entreprise ne fait pas exception. Si vous n'avez pas d'expérience dans ce domaine, gardez à l'esprit qu'un groupe restreint et motivé rendra le travail plus gérable et plus rapide : mieux vaut ne pas distribuer de nombreuses petites tâches à plusieurs personnes, mais répartir les macro-domaines d'intérêt entre quelques éléments de confiance, avec lesquels vous pourrez collaborer facilement et volontiers. Bien entendu, il faut également garder à l'esprit que le temps consacré à l'organisation de l'événement devra être soustrait du travail et, par conséquent, il est important de coordonner les engagements afin de ne pas nuire aux performances professionnelles des membres de l'équipe.