Vous vous êtes porté volontaire pour organiser un événement dans votre Entreprise. Le problème est que vous êtes le Jon Snow de l'organisation d'événements, vous n'y connaissez rien.
Le temps presse et vous n'avez pas le temps de suivre un cours d'organisation d'événements. C'est pour ça que vous êtes là : pour un cours accéléré sur la façon de mettre en œuvre votre premier événement d'Entreprise.
Lisez la suite pour savoir comment organiser un événement d'Entreprise pour la première fois.
À la fin de cet article, vous serez moins Jon Snow et plus Bran Stark.
1. Commencez par la fin
Si cela ressemble à de la rétro-ingénierie, c'est précisément parce que c'est le cas.
Lorsque vous vous lancez dans l'organisation d'un événement, il est facile de s'attarder sur les premiers détails. Mais tous les projets ont besoin d'une vision et d'un plan global avant d'entrer dans les détails.
Réfléchissez à ce que vous voulez que vos collègues et vos patrons retirent de l'événement. Un réseau ? Une formation ? Le divertissement ? Les trois ?
Que prévoyez-vous exactement ?
Il sera crucial de satisfaire votre public cible. Les attentes de vos invités dépendront du secteur et du niveau de rémunération. Commencez par la fin, et laissez-la déterminer le plan.
2. Dressez une liste des composants
Une fois que vous avez une idée générale de ce à quoi l'événement doit ressembler, il est temps de décomposer votre plan. Déterminez les éléments nécessaires à sa réussite.
N'oubliez pas que l'ampleur d'un projet n'a pas d'importance au départ. Tout ce qui compte, c'est que vous soyez capable de le décomposer en petits éléments gérables.
Ouvrez Google Docs et Sheets et décomposez votre plan en tâches individuelles. Ensuite, classez-les par ordre de priorité en fonction de l'urgence.
3. Fixez un budget
Il se peut que vous ne soyez pas en mesure de fixer votre budget pour l'événement. En fait, les organisateurs d'événements disposent rarement de fonds illimités pour travailler.
Très bien. Vous pouvez le faire avec ce que vous avez. Vous pouvez même organiser un événement à budget zéro si vous voulez vraiment le dire.
Règle n° 1 pour établir un budget : soyez réaliste et laissez de réserve.
Une fois que vous savez de quel montant vous disposez, il est temps d'estimer les frais. Comparez les coûts des différents lieux, de la restauration, de l'impression et de tout ce dont vous avez besoin pour l'événement.
Plus vous réservez tôt, plus le prix est intéressant. Sinon, vous devrez négocier au mieux.
4. Choisissez une date
Si vous avez la possibilité de choisir une date, c'est le moment de le faire. Si l'événement est saisonnier, comme une fête de vacances, vos options peuvent être limitées. La date que vous avez fixée pourrait être affectée par différents facteurs. En effet, fixez une date provisoire. Vous devrez probablement le changer une fois que vous aurez trouvé le bon emplacement.
5. Créez un calendrier
Chaque plan a son propre calendrier, et vous pouvez vous aussi tirer profit d'un tel plan. Cela ne doit pas être autre chose qu'une série d'échéances que vous devez respecter pour que tout fonctionne à temps.
Règle n° 1 pour la création d'un calendrier : prévoyez toujours des délais imprévus.
C'est bien d'être optimiste. Mais, lorsqu'il est question de planification d’un événement d'Entreprise, il vaut mieux être réaliste.
Vous devez tenir compte des retards imprévus.
Toutes ces choses ont peu de chances de se produire, mais même une ou deux d'entre elles peuvent vous mettre des bâtons dans les roues.
Il est bon d'appliquer la loi de Murphy lorsque vous créez votre calendrier.
6. Créez votre équipe
Il se peut que vous ayez besoin de plus de quelques mains pour faire de votre événement un succès. Même s'il s'agit d'un événement à petite échelle, il est utile d'avoir une équipe avec laquelle travailler.
Si le budget ne le permet pas, voyez si vous pouvez faire participer vos collègues avec un peu de persuasion. Ils peuvent simplement être heureux de faire partie de l'organisation.
7. Trouvez un emplacement
Vous aurez besoin d'un lieu pour accueillir vos invités, quel que soit l'événement que vous organisez. La recherche d'un lieu de réception peut être stressante et peut facilement grever votre budget.
Lors de l'évaluation des différents lieux, il est impératif de se poser les bonnes questions.
Comme il a été dit précédemment, il est bon de réserver la salle le plus tôt possible afin d'obtenir le meilleur prix possible.
8. Promouvez votre événement
Cette partie dépendra de l'événement que vous organisez. Il peut s'agir simplement d'envoyer un courriel à vos collègues. Ou même une campagne de marketing tous azimuts.
Que vous organisez un événement de grande ou de petite envergure, l'important, c'est d'obtenir l'adhésion des gens. Faites-leur part des trois questions principales : quoi, quand et où.
Dernier conseil : respirez. Ça va aller.